eiramar

SharePoint en metadata. Vaak een strijd tussen het optimaal gebruik maken van SharePoint en het hoog houden van de gebruikersacceptatie. Voor SharePoint kenners is het soms moeilijk uit te leggen wat metadata is en gebruikers vinden het maar lastig om al die extra gegevens toe te voegen.

Gebruikers zijn vaak echter allang gewend om met metadata te werken. Sinds dat ze een computer gebruiken werken ze echter al mee. Er is echter nooit het label metadata, taxonomie of classificatie aan gehangen.

Metadata; je doet het allang

Veel gebruikers vinden het vervelend om bijvoorbeeld deze gegevens toe te voegen aan aan Word document:

Maar de gemiddelde computer gebruiker vind het geen probleem om een document in een volgende mappenstructuur op te slaan:

En om daarna ook nog de bestandsnaam van een document aan te passen met extra gegevens zoals een datum en een versie nummer.

Het enige dat een SharePoint gebruiker in moet zien is dat hij in plaats van 10x klikken om in de juiste map te komen om het document op te slaan, hij of zij vier velden moet vullen.

Metadata; wat kan je er mee?

Ok, het besef is gekomen dat het toevoegen van metadata net zoveel of weinig moeite kost als het opslaan in een mappenstructuur. Maar wat kan je er dan mee?

De kracht van metadata zit hem in het snel vinden van informatie. Misschien beter te vertellen aan de hand van een voorbeeld:

Stel je voor, je krijg voor je verjaardag een cadeau, ingepakt in cadeaupapier met een grote strik er omheen. Je weet nog niets, maar je voelt al wel dat het een boek is. Je verwijdert het cadeaupapier en ziet dat het een boek is. Je leest de titel, de schrijver en op de achterkant een korte samenvatting van het boek. Je ziet dat het een kookboek is en en dat het recepten bevat voor bbq gerechten.

Met al deze gegevens weet je al heel veel over het boek en waar je het voor kan gebruiken zonder dat je nog maar een letter van de inhoud gelezen hebt. Deze metadata is dus erg nuttig om snel te kunnen bepalen wanneer het boek nuttig is.

Stel je nu voor dat je in een bibliotheek met documenten komt en aan de hand van metadata in één keer kan zien welke documenten nuttig voor je zijn. Zou dat niet geweldig zijn?

Met die toegevoegde metadata in SharePoint kan je informatie op heel veel manieren beschikbaar maken. Zo is de metadata beschikbaar voor zoeken, gebruik in weergaves en workflows en geeft het de mogelijkheid om data te filteren. Daarnaast kun je met sommige features van de standaard en enterprise versie filteren op metadata en regels maken voor het verplaatsen van content.

Meer weten?

Het idee voor deze blog post heb ik (met toestemming) overgenomen van Michal Pisarek. Een SharePoint professional die enige tijd geleden een blog heeft geschreven over dit onderwerp. Hij gaat dieper in op de mogelijkheden die SharePoint je geeft met metadata.

Link: The battle for Metadata in SharePoint 2010